Avoir un logiciel de devis est plus qu’une nécessite de nos jours. L’utilisation de Word et d’Excel est en effet chronophage et les risques d’erreurs sont élevés. En revanche, les outils récents sont de plus en plus pratiques et offrent des avantages indéniables aux utilisateurs. Comment trouver la bonne application ?
Pourquoi utiliser un logiciel de devis ?
Aujourd’hui, les entreprises sont contraintes de s’adapter aux exigences des clients en fournissant une réponse dans l’immédiat. Les logiciels de devis peuvent assister les responsables lors la création de devis qui est une tâche à la fois chronophage et complexe. L’automatisation permet d’ailleurs de gagner un temps précieux dans le quotidien. En quelques clics, vous pouvez rédiger un devis en bonne et due forme. Avec une plus grande réactivité et rapidité dans l’établissement des estimations, vous aurez donc une longueur d’avance face à vos adversaires. Ils sont également dotés de nombreuses fonctionnalités pouvant s’adapter aux besoins spécifiques des professionnels. On peut citer entre autres la signature électronique, le calcul des marges… En bref, un outil de création de devis se charge de réaliser toutes les actions à votre place. En fait, vous n’avez qu’à entrer les données sollicitées. Ainsi, le risque d’oubli et d’erreur est quasi nul. De plus, les données sont centralisées et le suivi ainsi que la relance des factures sont automatiques. Les applications en ligne sont également plus faciles à manier. Accessibles en effet via différents supports numériques, elles offrent une plus grande flexibilité. De même, il n’est plus nécessaire de les mettre à jour. Le coût est aussi beaucoup plus abordable même s’il faut souscrire un abonnement. C’est par exemple le cas des solutions proposées par Axonaut. Les dépenses sont donc lissées sur plusieurs années.
Comment bien choisir son logiciel de devis ?
Avant de procéder à la recherche d’un logiciel devis, il faut établir une liste de vos besoins. Vous pourrez ainsi mieux cibler les fonctionnalités essentielles. Puisque c’est votre image de marque qui est en jeu, il est conseillé de miser sur un logiciel moderne, design et ergonomique que vous pouvez personnaliser pour valoriser votre entreprise. Aussi, afin de simplifier l’usage et sécuriser vos données, il vaut mieux investir dans un outil français. La question d’hébergement est également un point essentiel pour éviter les pertes et les vols. En outre, il est très important de choisir un logiciel adapté avec votre outil de comptabilité déjà en place. Enfin, il existe deux types de logiciels. D’une part, l’outil « on premise » qui doit être installé sur le serveur. Les données sont dans ce cas sécurisé en interne. Le seul inconvénient est qu’il n’est pas possible d’accéder à l’application à distance. Le mode Saas par contre est utilisable en ligne. Il suffit de souscrire un abonnement pour bénéficier des services offerts. Vous pouvez y accéder 24 h/24 et 7 j/j peu importe l’endroit où vous vous trouvez.
Quelles sont les précautions à prendre ?
Pour trouver le meilleur outil de création de devis, il est conseillé de recourir à un comparateur en ligne. Vous pourrez ainsi avoir une première idée sur les avantages et les inconvénients des différentes solutions. La comparaison est en effet indispensable pour dénicher le meilleur rapport qualité-prix. Il faut également prendre le temps de faire un test. La plupart des éditeurs proposent une période d’essai gratuite. Cela vous permet de vous familiariser rapidement avec l’outil et de déterminer s’il répond concrètement à vos besoins réels. De même, étudiez le tarif et vérifiez les frais annexes à prévoir. Mais attention ! Il est possible de trouver des outils gratuits. Cependant, ils ne sont pas très pratiques puisque le nombre de fonctionnalités est limité. De plus, la sécurité des données n’est pas toujours garantie.